Facturation automatique des clients

Cette fonctionnalité est disponible dans la version 12.0J de Winner Bizz.

Cet article traite du processus de facturation automatique des clients, permettant à l'utilisateur de générer des factures à partir du calendrier des dates limites de paiement.

• Définissez vos règles de facturation automatique

• Créer des factures automatiques pour les clients

Définissez vos règles de facturation automatique

Cette fonction peut être définie à partir des Paramètres module Facturation > Paramètres facturation automatique.

Les utilisateurs peuvent choisir de créer des factures clients qui seront générées après l'achèvement d'étapes spécifiques du Workflow ou lorsqu'une date limite du calendrier d'échéance est atteinte.

Cette fonction n'empêche pas la création des factures manuellement : le processus vérifie si une facture a déjà été créée avant de créer une facture.

Note: Winner Bizz ne permet pas à l'utilisateur de voir quelle facture est créée manuellement et quelle facture est créée automatiquement.

Si des règlements sont déjà enregistrés, les factures créées automatiquement seront liées aux paiements existants.

Pour définir le processus de facturation automatique, procéder comme suit :

1. Cocher ou décocher les étapes déclenchant la création d'une facture automatique.
2. Renseigner la partie Paramètres de transfert.
3. Choisir le format d'impression des factures à utiliser à partir de la liste déroulante. 

Important!

Les sections Paramètres de transfert et Format d'impression sont obligatoires.

Si elles ne sont pas remplies, ou si elles le sont avec des valeurs incorrectes, les utilisateurs recevront un e-mail à l'adresse définie dans Paramètres d'application > Surveillance > Problèmes de facturation automatique.

Créer des factures automatiques pour les clients

Cochez l'événement déclencheur que vous souhaitez définir et utilisez le menu pour choisir une condition :

• Par bon de commande et Par acceptation
  • Impression du bon de commande
  • Signature du bon de commande, si l'étape correspondant est activée dans le Workflow
  • Impression de la confirmation de commande, si l'étape correspondant est activée dans le Workflow
  • Approbation de la commande client, si l'étape correspondant est activée dans le Workflow
  • Contrôle de commande, si l'étape correspondant est activée dans le Workflow

• Si avenant, la création de la facture à ce stade dépend du fait que toutes les échéances sont facturées ou non.
  • S'il y a des échéances atteinte sans facture crée, aucune facture supplémentaire ne sera créée et le nouveau montant à facturer sera affecté aux échéances non facturés.
  • Si toutes les échéances sont déjà facturées et que le montant non facturé est positif, une nouvelle facture finale sera générée avec le montant à facturer.

Note: lors de la création d'un avenant, si le montant à facturer est négatif, l'utilisateur devra créer manuellement un avoir. Le système de facturation automatique ne crée que des factures positives.

• 7 jours avant la livraison et A la livraison
  • Date de disponibilité du transport, si le module Travaux et le module Réservation avec l'option Transport sont activés
  • Heure prévue, si le module Travaux est activé
  • Date de livraison au plus tard
  • Livraison souhaitée au

Note: le nombre de jours inscrits à la ligne 7 jours avant la livraison est additionné.
Par exemple, si vous choisissez 7 jours avant la livraison - dernière date de livraison - 3 jours avant, la facture sera créée 7 jours + 3 jours = 10 jours avant la dernière date de livraison.

• A la fin de la pose
  • Date de disponibilité de l'installation, si le module Travaux et le module Réservation avec l'option Installation sont activés
  • Heure prévue, si le module Travaux est activé
  • Livraison souhaitée au